Почему стоит разместить CRM-систему на вашем личном сервере?

К использованию CRM-систем многие бизнесмены приходят постепенно, совершая путь от простой таблички «в экселе» до покупки или облачной аренды ПО. Но остается вопрос: что лучше? Поставить CRM офлайн на машинах организации, заплатить за SaaS-решение и не мучаться с настройками и обслуживанием или выбрать промежуточный вариант, когда CRM «своя», однако находится на вашем личном, но виртуальном сервере в дата-центре?

Давайте посмотрим на возможные сценарии и разберем их плюсы или минусы.

1. Полный офлайн. Такую систему хотят видеть часто по одной единственной причине, а именно — из-за опасений за сохранность базы и безопасность доступа к ней. Ценность любой CRM — информация о клиентах компании. Если эта информация «утечет», с ней могут «утечь» и клиенты. Также вы полностью владеете системой (если это реальная офлайн-система, а не CRM по подписной модели), а значит, сами решаете, как ее настраивать и использовать, когда ее обновлять. В случае opensource-систем вы можете взять ее за основу и сделать на ее базе свою собственную. Такая система может работать не только на одном компьютере, но быть развернута в интернете, к ней можно предоставить защищенный доступ, например через VPN, но это именно ваша система.

С другой стороны, свой сервер требует обслуживания и охраны, то есть вам нужно иметь полноценную серверную, требуется штат администраторов, так как железо требует ухода, вам нужно платить за электричество — все это дополнительные и зачастую немалые расходы.

2. Второй вариант — полный онлайн. Вы арендуете CRM на серверах компании, платя за ежемесячный доступ к ней. Так происходит, если вы организуете продажи и создаете интернет-магазин, используя «Битрикс24» или Tilda, или выбираете для управления задачами и продажами «Мегаплан», AmoCRM и 1С:CRM. То есть все данные о клиентах, все операции находятся в облаке провайдера вашей системы. У вас есть доступ к ней из любого места земного шара и нет головной боли по обновлению системы (как CRM, так и операционной), вам не нужен сервер, стоящий в отдельной комнате, и штат системных администраторов. Главный плюс SaaS-решения заключается в том, что оно обычно предварительно настроено, хорошо документировано, финальная настройка доступна даже новичку, также всегда можно заплатить за это внешним специалистам.

Минус — система ваша только формально. Да, крупные компании обещают, что ваши данные в безопасности. Но шанс остается, так как человеческий фактор никто не отменял. А в случае геополитических потрясений вам могут полностью заблокировать доступ по географическому признаку. Также не забываем о «приземлении» персональных данных пользователей (а CRM хранит именно их).

3. «Золотая середина». Вы ставите CRM на выделенном сервере. Железо вы арендуете (как в облаке, так и в стойке), а вот сам софт уже полностью вам подконтролен, вы можете делать с ним что угодно. Вам не нужно разворачивать серверные мощности в вашей компании, держать штат специалистов для их обслуживания, требуется только установить и настроить CRM на машине в дата-центре и получить такие же возможности, как у онлайн-систем, но с контролем и безопасностью, сравнимыми с офлайн-системами. Все данные будут храниться на контролируемом вами дисковом пространстве, вы всегда сможете сделать бэкап, например в [S3-хранилище в России. Также, если вы будете видеть нехватку мощностей «железа» или функционала самой CRM, вы сможете легко нарастить мощности оборудования под добавляемый функционал. Соблюдение законодательства о хранении персональных данных в этом случае тоже обеспечивается.

Минус в данном случае, конечно же, есть: вам придется самостоятельно устанавливать и настраивать все ПО, как и в случае с офлайн-системами. Мы в HOSTKEY учли этот момент, предлагая пользователям предустановленное ПО, что бесплатно и быстро решает задачу.

Если вы выбираете последний вариант, то встает вопрос, какую CRM использовать? Тут нужно смотреть в сторону тех задач, которые вам необходимо решать, а также учитывать соблюдение требований законодательства в части использования российского ПО. Но если у вас не стоит 100% необходимости применения CRM из реестра российского ПО и у вас есть ресурсы по доводке программной части, то смотрите в сторону CRM с открытым кодом. Такие решения развивают интернациональные команды, часто эти CRM имеют перевод на русский язык (или вы легко сможете это сделать сами) и модули, применимые в вашей стране. А за счет открытого кода вы сможете легально адаптировать их под себя или использовать как основу для своей CRM-системы.

Мы предлагаем нашим клиентам развернуть на арендованном сервере ERP/CRM-систему с открытым кодом Odoo, но вы также можете сами поставить другие системы: SugarCRM, OroCRM, EspoCRM.

Odoo — это прежде всего ERP-система, имеющая огромное число модулей. CRM — один из них. Вы также можете организовать на ее базе кадровый учет, инвентаризацию ТМЦ, сервер почтовых и СМС-рассылок, создать сайт и интернет-магазин, получить бизнес-аналитику и многое другое, что позволяет современная ERP-система. Также вы без труда сможете добавлять новые модули по мере необходимости. Все приложения Odoo работают с общей базой, что позволяет избежать дублирования данных и упростить аналитику. Мобильные приложения для работы на смартфонах и планшетах, синхронизированные с облачным сервисом, тоже присутствуют.

Вы можете просто заказать VPS/VDS-сервер у нас с Linux на борту и самостоятельно установить Odoo (например, по этому гайду: https://habr.com/ru/articles/772784/). Она написана на Python и использует PostgreSQL для хранения данных. А можете выбрать при заказе сервера предустановку CRM, и сервер с Odoo будет развернут автоматически.

Деплой

Мы в HOSTKEY продумали все так, чтобы клиент мог без лишних действий получить предустановленный Odoo на свой сервер, при этом мы не берем дополнительную плату за этот процесс. Для вас это входит в стоимость сервера, а сама система открыта и бесплатна.

Ниже объясняем, как сделать заказ.

Если вы новичок, зарегистрируйтесь на сайте HOSTKEY и перейдите по адресу https://HOSTKEY.ru/vps/, а затем нажмите на кнопку «Заказать VPS» или пролистайте страницу вниз до списка доступных серверов.

Выберите подходящую вам конфигурацию. Для CRM-системы стоит брать с запасом, но для теста достаточно будет и начальных вариантов. Минимально для Odoo нужно 2 Гб оперативной памяти, но лучше — 4.

После этого, попав в панель конфигурации сервера, выберите панель CRM and eCommerce и отметьте в ней Odoo.

Ниже выберите операционную систему (в данном случае это единственный вариант — Ubuntu 20.04).

Нажмите «Заказать». Откроется корзина — осталось оплатить аренду сервера на нужный период.

Если же у вас есть аккаунт, нужно заказать VPS из панели управления INVAPI.

Залогиньтесь и перейдите по адресу https://invapi.HOSTKEY.ru/, после выберите в верхнем меню New instant servers, а затем — регион расположения дата-центра и тип сервера.

Выберите нужную конфигурацию (от 2 Гб ОЗУ и 30 Гб SSD) и нажмите Order, а затем заполните следующие пункты:

• Operating system: выбирайте Ubuntu 20.04.

• Apps and panels: выбирайте CRM and eComm — Odoo: Open-source business apps. CRM and ERP.

Перейдите в Order Confirmation, и, если у вас есть, введите промокод, затем нажмите Order. Оплатите полученный счет и ждите деплоя сервера. Приготовьтесь к тому, что для недорогих конфигураций ожидание составляет до часа. Счет можно найти в разделе Billing — My Invoice, если вы его вдруг закрыли или хотите оплатить позже. По готовности деплоя вам на почту придет информация по доступу к серверу.

Первый запуск

Зайдя в меню My servers и увидев, что заказанный сервер в статусе Active, вы можете начать первый запуск и настройку Odoo.

Пройдите по ссылке в dashboard вида https://odoo?????.hoskey.in и запомните или запишите мастер-пароль, задайте имя базы данных, свой e-mail, новый пароль и выберите настройки языка и страны. Телефон вводить необязательно. Затем нажмите на Create database. Готово — можно логиниться в ERP-системе.

Далее наступает момент первичной настройки. Выберите модуль CRM и нажмите «Включить». Вскоре у вас появится меню, в котором вы можете настроить ваше предприятие и задать рабочие процессы.